道路工程档案信息化管理建设策略

关键词：数字化；道路工程；档案管理；信息化建设

【资料图】

数字化信息时代的来临大大提高了信息资讯的传播效率，当前在档案管理工作中，也引入了数字信息技术，借助计算机及网络平台，完成各种数据信息的传递、存储及管理，不仅让办公操作变得更加快捷，同时也提高了信息资源的共享效率，为提高档案管理工作质量创造了更为便利的条件。

一、档案管理应用数字化信息技术的必要性

（一）顺应档案信息管理发展的必然趋势

企业档案包括企业日常工作过程中形成的各种有价值的材料文件和信息资料等，既可以为企业各项工作决策和活动的开展提供必要的信息支持，而且也是企业发展进程中重要的历史见证[1]。随着数字化信息时代的到来，档案也逐渐呈现出明显的数字化特征。因此在新时代背景下，企业必须提高对档案管理信息化建设的重视程度，深刻认识到数字化信息技术对档案管理工作所带来的深远影响。首先是载体新。档案包括科技档案、文书档案等各种类型，涉及范围极为广泛。传统档案大多借助纸质载体，而在数字化背景下，档案以电子文件形式存在，其载体多以磁盘、光盘为主，这些电子档案更加便于携带、存储和管理，能够更好地满足档案资源快速查询、调阅的现实需求。其次是共享性。数字化档案可以通过网络传递，人们可以不受时空限制随时随地共享档案信息资源。

（二）有利于提高档案管理效率

新时代对档案管理工作提出了新要求[2]。而运用数字化信息技术开展档案管理，既能满足这种要求，还可以提高档案管理的工作效率。一方面，运用数字化技术，有效提升档案的使用效率和管理效率，为科学开发利用档案信息提供更加有力的技术支撑；另一方面，运用数字化技术，可以让档案管理从传统的封闭式管理逐渐转变为开放式管理，通过对云计算、大数据和人工智能技术的合理应用，打破时空的限制，让用户借助互联网随时随地检索、查阅自己需要的档案信息，大大提高了档案信息的查阅利用率，同时也让传统档案管理中容易重复性工作的弊端得到有效解决，有利于人力资源的优化合理利用。

二、道路工程档案管理信息化建设过程中存在的问题

（一）对档案管理工作价值认知不足

随着我国信息化建设进程的持续推进，信息资源已经成为国家和企业组织发展的重要战略资源。档案作为企业、单位组织重要的信息资源，从其信息化建设的实际情况来看，很多企业或单位对档案管理工作都没有引起足够的重视[3]。由于管理层对档案信息价值认识不足，导致企业内部很难形成普遍尊重档案管理的整体文化氛围。通过实地调研发现，一些建筑企业内部业务人员对单位开展道路工程档案管理的意义和规范性缺乏正确的理解，甚至将档案管理视为一种工作负担。同时对档案管理的业务培训和工作宣传也仅限于档案部门内部人员和业务部门兼职的档案管理人员，并未延伸到材料文件、日常工作信息的生成者所在的部门全体员工。另外，大部分建筑企业都只是将非结构化的电子文件和传统纸质文件纳入档案管理范畴，而在其他业务环境下所形成的一些具有凭证价值的信息并未被囊括其中，导致对道路工程建设过程中生成的大量半结构化、结构化的数据信息缺乏科学管控。

（二）基础设施建设有待完善

在道路工程档案管理信息化建设过程中，对于硬件设备有着较高的要求，需要结合实际来采购和布置这些基础设施，包括网络设备、计算机、打印机和其他设施设备等等。只有基础设施建设达到既定标准后，才能确保道路工程档案管理信息化建设的顺利开展，从而顺利实现道路工程档案管理的最终目的。但是从目前实际情况的分析来看，一些企业由于不注重基础设施建设，尽管已经配备了一定数量的网络、计算机等基础设备，但由于缺乏与之配套的设施设备，不仅不能确保档案管理工作质量及效率，而且还极易埋下一些安全隐患，不利于道路工程档案管理的健康发展[4]。

（三）整体规划缺乏科学系统性

数字化信息技术在道路工程档案管理工作中体现出良好的优势，在信息收集、整理、分析、处理、保管、传递等诸多方面都有着良好的应用效果，已然成为各行业领域中不可替代的重要技术。但是相关部门对数字化信息技术缺乏全面的认识，仅仅是将其应用到档案管理工作当中，并未对数字化信息技术对企业整体档案管理的深远影响有充分的认识。因此，有关部门在开展档案管理信息化建设过程中，整体的管理规划缺乏科学性、系统性，很难将数字化信息技术的作用和潜力充分挖掘出来，致使道路工程档案信息的共享率和利用率偏低，在一定程度上制约了道路工程档案管理的健康发展。

（四）档案管理人员缺乏信息化素养

虽然经过多年探索，国家在宏观层面上，已经形成了对档案管理具有战略指导作用的法律法规和规范管理体系，但同时需要注意的是，人员保障也是确保档案管理工作能够顺利开展的必要条件。而从目前的实际情况来看，档案管理人员普遍缺乏信息化素养，数字化环境下的档案文档的完整性、真实性、安全可靠性都离不开档案管理系统的有效保障，这就要求相关管理人员必须根据档案管理规范标准和需求的变化，及时对系统功能进行维护与更新，同时通过系统当中存储和管理的档案为用户提供便捷、有效的信息调阅与利用服务，这些都需要档案管理人员必须具有信息化素养。而目前具有专业教育背景，从事道路工程档案管理工作的人员相对较少，并且档案管理人员的业务能力、文化素养参差不齐，部分人员不能满足当前道路工程档案管理信息化建设的实际要求，这也是导致道路工程档案管理信息化建设发展缓慢的重要因素。

三、基于数字化背景下的道路工程档案信息化管理及建设策略

（一）提高档案管理的信息化意识

数字化环境促使企业管理者要主动运用信息技术加强档案管理，确保道路工程档案管理工作水平得以不断提升[5]。道路工程的顺利开展离不开档案信息，需要通过档案信息全面增强对项目建设进度和质量的控制，但是由于国内道路工程档案管理方法较为单一，信息化建设速度相对缓慢，导致道路工程档案的实际使用效能不高。要切实提高道路工程档案管理水平，就必须增强管理的时效性，运用现代化管理理念进行管理实践，促使档案管理和信息化建设实现协同发展。这就要求企业的管理人员必须不断提高管理意识，结合当前道路工程档案管理的实际状况，构建信息化档案管理部门，针对道路工程设置专职档案管理人员，同时制定相应的档案管理制度，将项目建设进度规划方案、现场资料、相关资料检查等各项工作集合起来。在实际操作中，摆脱传统管理模式的束缚，积极引入先进的信息技术，创设一套科学、系统、操作性强的档案管理新模式，在档案信息资源的收集和处理上，实现对数字化管理手段的有效运用，从而为构建“现场材料＋审批＋填报”为一体的档案信息化管理系统奠定良好的基础。同时，有效运用信息技术将道路工程档案资料导入档案信息管理系统中，以便今后工作中一旦遇到问题，能够及时进行相应的调整，减少项目竣工验收阶段档案资料收集的工作量，可以按照规范要求来审查、审批道路工程档案资料；同时，对于道路工程项目建设期间的相关信息数据进行统计整理和分析处理，保证档案资料的真实性和完整性。除此以外，还应进一步加强对道路工程档案管理的重视程度，做好档案信息管理系统的安全防护工作，合理设置系统操作权限和防火墙，定期做好系统的安全检查和维护保养，以便在第一时间发现问题，及时采取有效的方法和手段让问题得到妥善处理。

（二）加强基础设施建设

基础设施建设是道路工程档案管理信息化建设的必备条件[6]。首先从硬件方面来说，要及时更新计算机系统，配备道路工程档案信息化管理需要的服务器、打印机、刻录机、摄像机等硬件设施，在档案管理中充分运用数字化信息技术，为道路工程档案信息管理网络平台的构建奠定基础，同时也为广大群众查阅相关社会档案信息提供一定的设备支持。其次，增加系统软件的开发力度，积极构建道路工程档案信息智慧化管理平台，为用户随时随地查阅道路工程视频、音频、文本、图片等档案信息提供必备条件，通过网络和数字技术实现用户对档案信息的多方面查阅。

（三）加强档案资源信息化管理

为推动道路工程档案管理的系统化、规范化建设，应积极探索数字化信息技术在档案管理工作中的应用途径，构建大规模的智慧管理平台，并配备对信息系统具有一定操作能力的管理人员，以此来提高数字信息系统在道路工程档案管理过程中的运用程度，提高档案信息的使用率，实现信息共享。因此，在道路工程档案数据库建设中要贯彻落实信息化管理理念，按照信息存储的实际要求进行数据信息的有效转化，并将道路工程的所有档案全部导入到管理系统中，由系统自动进行分类整理。完成归档后，将档案信息存储到数据库平台，为今后的信息采集和查询、调阅提供便利条件。通过这样的档案管理模式，大大节省了建筑企业的人力、物力，有效控制了档案管理的成本支出，同时也让道路工程档案管理系统的自动化程度得以不断提高。

（四）加强档案管理队伍的素质建设

工作人员的专业素质直接关乎道路工程档案管理的信息化建设实际成效，因此，建筑企业要加大对相关人员的培养力度，使其能做好档案管理的工作规划与执行，对道路工程项目的顺利推进起到应有的辅助作用。随着建筑企业的不断转型发展，以往的管理办法显然已不能满足现代档案管理的实际需求，企业要想打造出一支具有较高业务水平的管理队伍，就必须加大培训力度，帮助和引导相关人员不断提高自身的专业理论知识和实际操作技能，提高自身的职业素养，这样才能确保档案管理工作保质保量完成。具体来说，管理部门可以不定期组织档案管理人员开展专项培训，提高相关人员的信息化管理意识，将计算机系统的使用技巧和信息化管理成功案例纳入到具体的培训课程中，不断提高档案管理人员的思想认识，使其在实际工作中，能够有意识地运用数字化信息技术对档案信息进行收集和整理。实践表明，大力开展培训活动，有利于档案管理人员实践工作能力的提高，使其能够顺利使用计算机系统软件，完成档案信息采集、整理、导入、存储等各种操作，从根本上提高道路工程档案管理的信息化建设步伐。同时，还应培养档案管理人员的创新意识，加强对纸质档案的管理，通过纸质档案和电子档案不同载体和存储信息的共同作用，确保档案信息的真实性、准确性和完整性。

参考文献：

[1]牛继来.浅谈档案信息化建设与工程档案管理的重要性[J].办公室业务，2018（3）：45.

[2]黄祝娥.浅谈公路档案信息化建设及有效管理[J].低碳世界，2015（32）：161-162.

[3]赵伟.试论公路档案管理信息化建设[J].办公室业务，2020（10）：88-89.

[4]赵秀云.公路工程档案资料管理现状及信息化管理创新探讨[J].黑龙江档案，2021（3）：124-125.

[5]李宁.公路工程档案资料管理现状及信息化管理探析[J].现代国企研究，2018（16）：140.

[6]倪晓敏.浅谈如何做好公路工程建设项目档案管理[J].公路交通科技（应用技术版），2017（1）：194-196.

作者：邱慧慧 单位：佛山市南海区道路建设管理处